Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 10.05.2023/Pykälä 34

Sivltk 10.05.2023 § 34  

Kuntalain 410/2015 103 §:n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on pää­tös­val­tai­nen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä oleviksi kat­so­taan myös toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen säh­köi­ses­ti.

Pöytyän kunnan hallintosäännön 133 §:n mukaan toimielin päättää ko­kous­ten­sa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja kat­soo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu­heen­joh­ta­jal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian kä­sit­te­lyä varten. Puheenjohtaja määrää tällöin kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kuntalain 98 §:n mukaan kunnan toimielin voi järjestää kokouksensa säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avul­la (sähköinen kokous). Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja sii­tä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n mukaan

"Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muu­ta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

1) kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa ko­kouk­seen osallistuvat:

2) kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla ta­val­la; ja

3) kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioi­den käsittelyyn."

Hallituksen esityksessä 47/2020 vp, s. 8 todetaan kokoukset voitavan to­teut­taa sään­nök­sen mukaisesti myös siten, että osa kokoukseen osal­lis­tu­vis­ta on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen säh­köi­ses­ti vi­deo­neu­vot­te­lu­yh­tey­den tai vastaavan avulla. Käytettävissä tu­lee tällöin ää­ni­yh­tey­den lisäksi olla kuvayhteys. Kuvayhteyden ei ole vält­tä­mä­tön­tä olla käy­tös­sä keskeytyksettä.

Pöytyän kunnan hallintosäännön 130 §:ssä on kokouksen pi­tä­mi­nen säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä todettu vaihtoehdoksi ko­kous­pai­kal­la pi­det­tä­väl­le kokoukselle. Kokous voidaan järjestää myös ns. hybridimallisena, jos­sa vain osa kokoukseen osallistujista osallistuu kokoukseen sähköisen yh­tey­den avulla.

Hallintosäännön 134 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä­nen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on il­moi­tet­ta­va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on edelleen mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kun­kin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä säh­köi­ses­ti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh­do­tuk­sen toi­mi­eli­men päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, joll­ei­vät eri­tyi­set syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheis­ma­te­ri­aa­lis­sa on sa­las­sa pidettäviä tietoja, tehdään asiakirjaan merkintä sa­las­sa­pi­dos­ta. Ko­kous­kut­su lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läs­nä­olo-oi­keus tai vel­vol­li­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos kaikkia ko­kous­kut­sus­sa mai­nit­tu­ja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, voidaan kä­sit­te­le­mät­tä jää­neet asiat hallintosäännön 137 §:n mukaan siirtää jat­ko­ko­kouk­seen, jo­hon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lä­he­te­tään säh­köi­nen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jat­ko­ko­kouk­sen pää­tök­sen­te­ko­ta­vas­ta.

Sivistyslautakunta on 15.6.2022 § 68 päättänyt vuoden 2022 lopun ja 2023 al­ku­puo­len ko­kous­ajan­koh­dat sekä kokousten jär­jes­tä­mi­sen ja ko­kous­kut­sun lä­het­tä­mi­sen tavat. Päätöksen mu­kaan ko­kouk­set järjestetään kun­nan­vi­ras­ton Ky­rön toimipisteessä tai sähköisessä toi­min­ta­ym­pä­ris­tös­sä, jo­hon osal­lis­tu­taan sähköisen yhteyden avulla (säh­köi­nen kokous, Microsoft Teams) pu­heen­joh­ta­jan perustelluksi arvioiman mu­kai­ses­ti.  Kokouksissa voi­daan tarvittaessa yhdistää edellä mainittuja toimintatapoja ko­kous­me­net­te­ly­jä koskevan sääntelyn ja kunnan hallintosäännön mukaisesti. Kut­su si­vis­tys­lau­ta­kun­nan ko­kouk­siin lähetetään sähköpostitse, ja esityslista liite- ja oheis­ma­te­ri­aa­lei­neen jul­kais­taan säh­köi­ses­sä ko­kous­jär­jes­tel­mäs­sä vii­meis­tään neljä päi­vää ennen ko­kous­ta, yli­mää­räis­ten ko­kous­ten osal­ta vii­meis­tään ko­kous­­päi­vä­nä. Pe­rus­tel­lus­ta syys­tä kut­su esi­tys­lis­toi­neen voi­daan toimittaa myös muulla tavoin. Si­vis­tys­lau­ta­kun­nan pu­heen­joh­ta­ja on ar­vioi­nut perustelluksi kokouksen jär­jes­tä­mi­sen kunnanviraston Kyrön toi­mi­pis­tees­sä. Kokoukseen on ti­lan­teen edellyttäessä mah­dol­lis­ta osal­lis­tua ko­kous­me­net­te­ly­jä kos­ke­van sään­te­lyn mukaisesti säh­köi­sen yhteyden kaut­ta (Microsoft Teams).

Päätösehdotus Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Päätös Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.