Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 10.05.2023/Pykälä 41

Sivltk 05.04.2023 § 23 

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion uudet tilat ovat valmistuneet ja otettu käyttöön 1.8.2022 alkaen. Tilojen ensikertaista kalustamista ja varustamista on liikuntasalin, ruokalan ja muiden tilojen audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden sekä liikuntasalin esiintymislavaa täydentävän, koottavan, salin puolelle jatkuvan lavan osalta suunniteltu jatkettavan vuoden 2023 aikana. Tarkoitukseen on varattu määrärahaa kunnan vuoden 2023 talousarvion investointiosaan / sivistyslautakunta, irtain omaisuus.

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden hankintaa on val­mis­tel­tu sivistysjohtajan, Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion rehtorien, koulun ja lukion henkilöstön edustajien, Yläneen yhtenäiskoulun rehtorin sekä kunnan digipäällikön, teknisen johtajan, työpäällikön ja hankinta-asiantuntijana toimivan hallintojohtajan kesken. Valmistelua on tehty tilojen monipuolisen käytön mahdollisuudet huomioiden.

Hankinnan ennakoitu arvo alittaa julkisista hankinnoista ja käyt­tö­oi­keus­so­pi­muk­sis­ta an­ne­tun lain 1397/2016 25 §:n mukaisen kansallisen kyn­nys­ar­von, joten la­kia ei erikseen säädettyjä säännöksiä lukuun ot­ta­mat­ta han­kin­taan so­vel­le­ta. Huomioitaviksi hankinnassa tulevat Pöytyän kunnan han­kin­ta­stra­te­gia ja han­kin­to­jen to­teut­ta­mis­ta koskevat ohjeet.

Kunnan hankintastrategiassa ja yleisissä hankintaohjeissa mää­ri­tel­lään han­kin­ta­me­net­te­ly­jä koskevat toimintatavat hankintoja koskevan sään­te­lyn puit­teis­sa. Ohjeissa todetaan hankintamenettelyn valinnan ole­van kan­sal­li­sen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintayksikön har­kin­nas­sa. Han­kin­ta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua me­net­te­lyä käyt­täen ja saatuihin tarjouksiin perustuen. Avoimessa menettelyssä han­kin­nas­ta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön perustelluksi arvioimalla ta­val­la. Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyiltä toi­mit­ta­jil­ta, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan ai­ot­tu han­kin­ta tai muu tehtävä. Suositeltavaksi pienissä hankinnoissa to­de­taan tar­jous­ten pyytäminen vähintään kolmelta toimittajalta. Muita mah­dol­li­sia me­net­te­ly­ta­po­ja ovat neu­vot­te­lu­me­net­te­ly ja suorahankinta, joista vii­mek­si mai­nit­tua voidaan käyt­tää, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kil­pai­lut­ta­mi­nen on muutoin epä­tar­koi­tuk­sen­mu­kais­ta.

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden hankinnassa pe­rus­tel­luk­si on arvioitu menettely, jossa tar­jouk­set pyydetään luotettaviksi ja toimituskykyisiksi hankintakokonaisuuden toteuttamiseen arvioiduilta toimittajilta. Tarjouspyyntö on suunniteltu lä­he­tet­tä­vän Discoland Oy:lle, F-Musiikki Oy:lle, ja Studiotec Oy:lle, jotka arvion mukaan täyttävät kuvatut kri­tee­rit. Me­net­te­lyn kaut­ta pyritään edesauttamaan Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion tilojen tarkoituksenmukaisen audiovisuaalisen esitystekniikkakokonaisuuden to­teu­tu­mis­ta suun­ni­tel­lus­sa aikataulussa kilpailu- ja taloudelliset näkökohdat huo­mioi­den.

Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mu­kaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toi­mi­alan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien han­kin­ta­val­tuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 euroa. Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden hankinnan arvon tark­ka etukäteinen arvioiminen on vaikeaa, joten perusteltua on asian käsittely sivistyslautakunnassa.

Tarjouspyyntö lähetetään hankintakilpailutukseen valituille toimittajille si­vis­tys­lau­ta­kun­nan käsittelyn jälkeen. Tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun tur­vaa­mi­sek­si ovat asia ja oheismateriaali julkiset vasta, kun sivistyslautakunnan kokouspöytäkirja on allekirjoitettu, ja tarjouspyyntö lähetetty samanaikaisesti hankintakilpailutukseen valituille toimittajille / L 621/1999 6 § 1 momentti 2 kohta, L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §. Tarjouspyynnön liitteinä olevat pohjapiirustukset ovat salassa pidettävät / L 621/1999 24 § 1 momentti 7 kohta.

Valmistelija sivistysjohtaja, Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion rehtorit, koulun ja lukion henkilöstön edustajat, Yläneen yhtenäiskoulun rehtori, digipäällikkö, tekninen johtaja, työpäällikkö, hallintojohtaja / han­kin­ta-asia­ntuntija.

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. käynnistää Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden hankinnan selostusosassa kuvatun ja oheismateriaalina olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;
2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 10.05.2023 § 41  

63/02.08.00/2023 

 Pöytyän kunta / sivistystoimi on pyytänyt tarjouksia Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteista ja oheistarvikkeista Discoland Oy:ltä, F-Musiikki Oy:ltä ja Studiotec Oy:ltä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta lähetetyllä sähköpostiviestillä ja tarjouspyynnöllä liitteineen. Hankintaan esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

 Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä saatiin tarjous Discoland Oy:ltä.

 Tarjouksen arviointi ja vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti seuraavasti:

1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi
2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailu ja valinta

 Saatu tarjous todettiin tarjoajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjous-pyynnönmukaisuuden tarkistamisen vaiheissa tarjouspyynnön mukaiseksi. Ainoana tarjouksena todettiin Discoland Oy:n tarjous tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailun vaiheessa hinnaltaan halvimmaksi.

 Saatu tarjous on liitteenä.

 Hankinta-asioita koskevat, viranomaisten laatimat asiakirjat tulevat julkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 6 §:ssä säädetyn mukaisesti. Tarjoukset ja muut julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 7.2 §:n mukaan laissa asetetut rajoitukset huomioiden julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla kuitenkin on asianosaisina oikeus saada tieto asiakirjoista lain 11 §:n mukaisesti. Julkisia hankintoja sääntelee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeuksista annettu laki 1397/2016, jota kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin sovelletaan ainoastaan erikseen säädettyjen säännösten osalta.

 Asia ei tarjoajien / tarjouspyynnön vastaanottaneiden yhdenvertaisuuden turvaamiseksi ole esityslistavaiheessa julkinen (L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §).

 Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €. Sivistyslautakunnan käynnistettyä hankintakilpailutuksen perusteltua on hankinnasta päättäminen sivistyslautakunnassa.

Valmistelijat sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. hankkia Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteet ja oheistarvikkeet liitteinä olevien tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisesti Discoland Oy:ltä. Hankintahinta on 11 795,00 € (alv 0 %);
2. todeta, että hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella;
3. todeta, että kirjallinen sopimus tehdään aikaisintaan muutoksenhakuajan päätyttyä edellytyksellä, että hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman. Mahdollisen muutoksenhaun ohella päätös saattaa muuttua hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden käytön myötä;
4. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan päättämään tarvittavien korvaavien tuotteiden hyväksymisestä tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa kuvatuissa tilanteissa.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.