Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 14.06.2023/Pykälä 51

Sivltk 14.06.2023 § 51  

200/00.01.02/2022 

Pöytyän kunnan hallintosäännön 133 §:n mukaan toimielin päättää ko­kous­ten­sa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja kat­soo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu­heen­joh­ta­jal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian kä­sit­te­lyä varten. Puheenjohtaja määrää tällöin kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kuntalain 98 §:n mukaan kunnan toimielin voi järjestää kokouksensa säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avul­la (sähköinen kokous). Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja sii­tä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n mukaan

"Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muu­ta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

1) kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa ko­kouk­seen osallistuvat:

2) kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla ta­val­la; ja

3) kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioi­den käsittelyyn."

Hallituksen esityksessä 47/2020 vp, s. 8 todetaan kokoukset voitavan to­teut­taa sään­nök­sen mukaisesti myös siten, että osa kokoukseen osal­lis­tu­vis­ta on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen säh­köi­ses­ti vi­deo­neu­vot­te­lu­yh­tey­den tai vastaavan avulla. Käytettävissä tu­lee tällöin ää­ni­yh­tey­den lisäksi olla kuvayhteys. Kuvayhteyden ei ole vält­tä­mä­tön­tä olla käy­tös­sä keskeytyksettä.

Pöytyän kunnan hallintosäännön 130 §:ssä on kokouksen pi­tä­mi­nen säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä todettu vaihtoehdoksi ko­kous­pai­kal­la pi­det­tä­väl­le kokoukselle. Kokous voidaan järjestää myös ns. hybridimallisena, jos­sa vain osa kokoukseen osallistujista osallistuu kokoukseen sähköisen yh­tey­den avulla.

Hallintosäännön 134 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä­nen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on il­moi­tet­ta­va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on edelleen mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kun­kin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä säh­köi­ses­ti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh­do­tuk­sen toi­mi­eli­men päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, joll­ei­vät eri­tyi­set syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheis­ma­te­ri­aa­lis­sa on sa­las­sa pidettäviä tietoja, tehdään asiakirjaan merkintä sa­las­sa­pi­dos­ta. Ko­kous­kut­su lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läs­nä­olo-oi­keus tai vel­vol­li­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos kaikkia ko­kous­kut­sus­sa mai­nit­tu­ja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, voidaan kä­sit­te­le­mät­tä jää­neet asiat hallintosäännön 137 §:n mukaan siirtää jat­ko­ko­kouk­seen, jo­hon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lä­he­te­tään säh­köi­nen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jat­ko­ko­kouk­sen pää­tök­sen­te­ko­ta­vas­ta.

Hallintosäännön 138 §:n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava va­ra­jä­sen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jos­sa­kin kokousasiassa tai ei esteen vuoksi voi osallistua asian käsittelyyn, voi hän kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös pu­heen­joh­ta­ja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Hallintosäännön 145 §:n mukaan toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jä­se­nen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä kä­si­tel­tä­väk­si asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän eh­do­tus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian pää­tök­sel­lään vain perustellusta syystä.

Toimielimen kokouspöytäkirja tarkastetaan hallintosäännön 154 §:n mu­kaan toimielimen päättämällä tavalla. Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöy­tä­kir­ja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai va­li­tus­osoi­tuk­si­neen pidetään hallintosäännön 155 §:n mukaan tarkastamisen jälkeen näh­tä­vä­nä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin sää­de­tään.

Sivistyslautakunta on kokoontunut keskiviikkoisin pääsääntöisesti noin ker­ran kuukaudessa kesäkautta lukuun ottamatta. Ko­kouk­set on pidetty kun­nan­vi­ras­ton Kyrön toimipisteessä tai sähköisessä toimintaympäristössä, jo­hon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous, Microsoft Teams). Sivistyslautakunnan puheenjohtaja on päättänyt kokouksen järjestämisestä kunnanviraston Kyrön toimipisteessä tai sähköisessä toimintaympäristössä perustelluksi arvioidun mukaisesti. Kokouksissa on tarvittaessa voitu yhdistää edellä mainittuja toimintatapoja kokousmenettelyjä koskevan sääntelyn ja kunnan hallintosäännön määräysten mukaisesti. Mikäli kokous ei päätettynä ajankohtana ole ollut tarpeen, on puheenjohtaja voinut päättää kokouksen peruuttamisesta. Sivistyslautakunta on lisäksi voinut pitää muita kokouksia hallintosäännön 136 §:n mukaisesti.

Kokouskutsut sivistyslautakunnan kokouksiin on lähetetty sähköisesti, ja esityslistat sekä esi­tys­lis­to­jen liite- ja oheis­ma­te­ri­aa­lit julkaistu sähköisessä ko­kous­jär­jes­tel­mäs­sä viimeistään nel­jä päi­vää ennen ko­kous­ta. Yli­mää­räis­ten ko­kous­ten osal­ta esityslistat on pää­tet­ty julkaistavan sähköisessä ko­kous­jär­jes­tel­mäs­sä viimeistään kokouspäivänä. Pe­rus­tel­lus­ta syys­tä on kut­su esi­tys­lis­toi­neen voitu toimittaa myös muulla ta­voin.

Kokouskäytäntöjä koskevat määräykset löytyvät kokonaisuudessaan kun­nan­val­tuus­ton 12.9.2022 § 43 hyväksymästä kunnan hallintosäännöstä.

Valmistelija sivistysjohtaja

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää, että

1. sivistyslautakunnan kokoukset toimintakaudella 2023-2024 pidetään kunnanviraston Kyrön toimipisteessä tai sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous, Microsoft Teams) klo 18.00 seuraavasti:
- keskiviikko 23.8.2023
- keskiviikko 13.9.2023
- keskiviikko 11.10.2023
- keskiviikko 15.11.2023
- keskiviikko 13.12.2023
- keskiviikko 7.2.2024
- keskiviikko 6.3.2024
- keskiviikko 10.4.2024
- keskiviikko 15.5.2024
- keskiviikko 12.6.2024
Sivistyslautakunnan puheenjohtaja päättää kokouksen järjestämisestä kunnanviraston Kyrön toimipisteessä tai sähköisessä toimintaympäristössä perustelluksi arvioidun mukaisesti. Kokouksissa voidaan tarvittaessa yhdistää edellä mainittuja toimintatapoja kokousmenettelyjä koskevan sääntelyn ja kunnan hallintosäännön määräysten mukaisesti. Mikäli kokous ei päätettynä ajankohtana ole tarpeen, voi puheenjohtaja päättää kokouksen peruuttamisesta. Sivistyslautakunta voi lisäksi pitää muita kokouksia hallintosäännön 133 §:n mukaisesti;

2. kutsu sivistyslautakunnan kokouksiin lähetetään sähköpostitse, ja esityslista liite- ja oheismateriaaleineen julkaistaan sähköisessä kokousjärjestelmässä viimeistään neljä päivää ennen kokousta, ylimääräisten kokousten osalta viimeistään kokouspäivänä. Perustellusta syystä kutsu esityslistoineen voidaan toimittaa myös muulla tavoin;

3. sivistyslautakunnan kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla salassa pidettäviä asioita lukuunottamatta. Ennen julkaisemista esityslistoilta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Hallintosäännön 136 §:n mukaisesti verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan hallintosäännön 136 §:n mukaisesti verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit;

4. sivistyslautakunnan kokouspöytäkirjat tarkastetaan kokousta seuraavana arkipäivänä kahden pöytäkirjantarkastajaksi valitun toimesta, ellei erikseen toisin sovita. Sivistyslautakunnan puheenjohtaja ja esittelijä sekä pöytäkirjantarkastajat voivat ilmoittaa pöytäkirjan tarkastamisesta ja hyväksymisestä kynällä tai sähköisesti tehtävän allekirjoituksen lisäksi myös sähköpostiviesteillä, jotka säilytetään pöytäkirjan yhteydessä, kunnes allekirjoitukset on saatu;

5. sivistyslautakunnan kokouspöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen ja / tai valitusosoituksineen asetetaan nähtäviksi julkisten asioiden osalta kunnan verkkosivuille pöytäkirjan allekirjoitusta seuraavana arkipäivänä, ellei esityslistalla ole ilmoitettu muuta ajankohtaa, tai erikseen ole muuta sovittu ja ilmoitettu. Ennen nähtäväksi asettamista pöytäkirjoista poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.