Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 14.06.2023/Pykälä 57

Sivltk 10.05.2023 § 42 

Kunnan vuoden 2023 talousarvion investointiosaan / sivistyslautakunta, irtain omaisuus on varattu 30 000 €:n määräraha Auranlaakson kansalaisopiston modernin oppimisympäristön kehittämiseen. Määrärahaa on suunniteltu suunnattavan opetusvälinehankintoihin.

Kansalaisopiston opetusvälineiden hankintaa on val­mis­tel­tu sivistysjohtajan, Auranlaakson kansalaisopiston rehtorin ja henkilöstön edustajien, aluearkkitehdin sekä hankinta-asiamiehenä toimivan hallintojohtajan kesken. Valmistelussa on huomioitu opetuksen kehittämisen mahdollisuudet.

Hankinnan ennakoitu arvo alittaa julkisista hankinnoista ja käyt­tö­oi­keus­so­pi­muk­sis­ta an­ne­tun lain 1397/2016 25 §:n mukaisen kansallisen kyn­nys­ar­von, joten la­kia ei erikseen säädettyjä säännöksiä lukuun ot­ta­mat­ta han­kin­taan so­vel­le­ta. Huomioitaviksi hankinnassa tulevat Pöytyän kunnan han­kin­ta­stra­te­gia ja han­kin­to­jen to­teut­ta­mis­ta koskevat ohjeet.

Kunnan hankintastrategiassa ja yleisissä hankintaohjeissa mää­ri­tel­lään han­kin­ta­me­net­te­ly­jä koskevat toimintatavat hankintoja koskevan sään­te­lyn puit­teis­sa. Ohjeissa todetaan hankintamenettelyn valinnan ole­van kan­sal­li­sen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintayksikön har­kin­nas­sa. Han­kin­ta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua me­net­te­lyä käyt­täen ja saatuihin tarjouksiin perustuen. Avoimessa menettelyssä han­kin­nas­ta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön perustelluksi arvioimalla ta­val­la. Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyiltä toi­mit­ta­jil­ta, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan ai­ot­tu han­kin­ta tai muu tehtävä. Suositeltavaksi pienissä hankinnoissa to­de­taan tar­jous­ten pyytäminen vähintään kolmelta toimittajalta. Muita mah­dol­li­sia me­net­te­ly­ta­po­ja ovat neu­vot­te­lu­me­net­te­ly ja suorahankinta, joista vii­mek­si mai­nit­tua voidaan käyt­tää, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kil­pai­lut­ta­mi­nen on muutoin epä­tar­koi­tuk­sen­mu­kais­ta.

Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineiden hankinnassa pe­rus­tel­luk­si on arvioitu menettely, jossa tar­jouk­set pyydetään luotettaviksi ja toimituskykyisiksi hankintaan sisältyvien osakokonaisuuksien toteuttamiseen arvioiduilta toimittajilta. Tarjouspyyntö on suunniteltu lä­he­tet­tä­vän F-Musiikki Oy:lle, Soitin Laine Oy:lle, Dinox Sport Oy:lle, Gymnastica Oy:lle, Kerasil Oy:lle ja Varnia Oy:lle, jotka arvion mukaan täyttävät kuvatut kri­tee­rit. Me­net­te­lyn kaut­ta pyritään edesauttamaan opetusvälinehankinnan to­teu­tu­mis­ta suun­ni­tel­lus­sa aikataulussa kilpailu- ja taloudelliset näkökohdat huo­mioi­den.

Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mu­kaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toi­mi­alan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien han­kin­ta­val­tuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 euroa. Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineiden hankinnan arvon tark­ka etukäteinen arvioiminen on vaikeaa, joten perusteltua on asian käsittely sivistyslautakunnassa.

Tarjouspyyntö lähetetään hankintakilpailutukseen valituille toimittajille si­vis­tys­lau­ta­kun­nan käsittelyn jälkeen. Tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun tur­vaa­mi­sek­si ovat asia ja oheismateriaali julkiset vasta, kun sivistyslautakunnan kokouspöytäkirja on allekirjoitettu, ja tarjouspyyntö lähetetty samanaikaisesti hankintakilpailutukseen valituille toimittajille / L 621/1999 6 § 1 momentti 2 kohta, L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §.

Valmistelijat sivistysjohtaja, Auranlaakson kansalaisopiston rehtori ja henkilöstön edustajat, aluearkkitehti, hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. käynnistää Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineiden hankinnan selostusosassa kuvatun ja oheismateriaalina olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;
2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 14.06.2023 § 57  

144/02.08.00/2023 

 Pöytyän kunta / sivistystoimi on sivistyslautakunnan 10.5.2023 § 42 päätöksen mukaisesti pyytänyt tarjouksia Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineistä F-Musiikki Oy:ltä, Soitin Laine Oy:ltä, Dinox Sport Oy:ltä, Gymnastica Oy:ltä, Kerasil Oy:ltä ja Varnia Oy:ltä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta lähetetyllä sähköpostiviestillä ja tarjouspyynnöllä liitteineen. Hankintaan esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

 Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta:

 Osakokonaisuus 1 Musiikki

-          F-Musiikki Oy

-          Soitin Laine Oy

 Osakokonaisuus 2 Tanssi

-          Dinox Sport Oy

 Osakokonaisuus 3 Keramiikka

-          Kerasil Oy

 Tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti seuraavasti:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailu ja valinta

 Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena tarjouspyynnön mukaan on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoajille asetettujen kelpoisuusvaatimusten kautta. Hankintayksikkö voi halutessaan pyytää lisäselvityksiä kelpoisuusvaatimusten täyttymisestä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettuja vaatimuksia.Tarjouskilpailusta suljetaan samoin pois tarjoajat, joita koskee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 80 § mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen tai joita koskee muu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n mukainen poissulkemisperuste.

 Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistetaan suhteessa tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettuihin vaatimuksiin. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.

 Annetuista, tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetut vaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailuperusteena käytetään halvinta hintaa. Perusteluna halvimman hinnan käyttämiselle valintaperusteena on edellytetyn laadun toteutuminen tarjouspyynnössä asetettujen ehtojen ja vähimmäisvaatimusten toteutumisen kautta. Ostaja voi jättää hyväksymättä tarjoukset, joiden hintataso on liian korkea. Hankintayksiköllä on hankintalain mukaisin perustein oikeus keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä.

 Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut kelpoisuusvaatimukset. Kaikki saadut tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjoajien kelpoisuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi on oheismateriaalina.

 Tarjousten vertailu suoritettiin oheismateriaalina olevan taulukon mukaisesti. Tehdyn vertailun perusteella hinnaltaan halvimman, tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen osakokonaisuuksittain antoivat seuraavat:

 Osakokonaisuus 1 Musiikki Soitin Laine Oy

    10 410,48 € (alv 0 %)

 Osakokonaisuus 2 Tanssi  Dinox Sport Oy

    6 780,00 € (alv 0 %)

 Osakokonaisuus 3 Keramiikka Kerasil Oy

    18 500,00 € (alv 0 %)

 Saadut tarjoukset ovat liite- ja oheismateriaalina.

 Hankinnan kokonaisarvoksi muodostuu 35 690,48 € (alv 0 %).

 Kunnan vuoden 2023 talousarvion investointiosaan / sivistyslautakunta, irtain omaisuus on varattu 30 000 €:n määräraha Auranlaakson kansalaisopiston modernin oppimisympäristön kehittämiseen. Saatujen tarjousten mukainen hankinnan kokonaisarvo ylittää varatun määrärahan 5 690,48 €:lla; ennakoitua suurempi on erityisesti osakokonaisuuden 3 Keramiikka osuus. Perustelluksi tilanteessa on arvioitu hankinnan toteuttaminen osakokonaisuuksien 1 Musiikki ja 2 Tanssi osalta, ja hankinnan keskeyttäminen osakokonaisuuden 3 Keramiikka osalta.

 Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 25 §:n mukaan:

 "Hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

 Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään 123 §:ssä."

 Perustellut syyt hankinnan keskeyttämiselle osakokonaisuuden 3 osalta on esitetty edellä sekä päätösehdotuksessa. Hankinnan kokonaisarvo / osakokonaisuus 1 Musiikki ja osakokonaisuus 2 Tanssi on yhteensä 17 190,48 € (alv 0 %).

 Hankinta-asioita koskevat, viranomaisten laatimat asiakirjat tulevat julkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 6 §:ssä säädetyn mukaisesti. Tarjoukset ja muut julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 7.2 §:n mukaan laissa asetetut rajoitukset huomioiden julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla kuitenkin on asianosaisina oikeus saada tieto asiakirjoista lain 11 §:n mukaisesti. Julkisia hankintoja sääntelee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeuksista annettu laki 1397/2016, jota kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin sovelletaan ainoastaan erikseen säädettyjen säännösten osalta.

 Asia ei tarjoajien / tarjouspyynnön vastaanottaneiden yhdenvertaisuuden turvaamiseksi ole esityslistavaiheessa julkinen (L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §).

 Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €. Sivistyslautakunnan käynnistettyä hankintakilpailutuksen perusteltua on hankinnasta päättäminen sivistyslautakunnassa.

Valmistelijat sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. hankkia Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineet liitteinä olevien tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjousten mukaisesti seuraavasti:
- Osakokonaisuus 1 Musiikki: Soitin Laine Oy / hankintahinta 10 410,48 € (alv 0 %)
- Osakokonaisuus 2 Tanssi: Dinox Sport Oy / hankintahinta 6 780,00 € (alv 0 %)

2. keskeyttää hankinnan osakokonaisuuden 3 Keramiikka osalta. Perusteluna hankinnan keskeyttämiselle on Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineiden hankinnan kokonaishinnan 35 690,48 € (alv 0 %) muodostuminen hankintaan varattuihin määrärahoihin 30 000 € (alv 0 %) nähden suuremmaksi. Ennakoitua suurempi on erityisesti osakokonaisuuden 3 Keramiikka osuus;

3. todeta, etteivät hankintayksikköä sitovat sopimukset synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla;

4. todeta, että kirjalliset sopimukset tehdään aikaisintaan muutoksenhakuajan päätyttyä edellytyksellä, että hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman. Mahdollisen muutoksenhaun ohella päätös saattaa muuttua hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden käytön myötä;

5. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan päättämään tarvittavien korvaavien tuotteiden hyväksymisestä tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa kuvatuissa tilanteissa.

Täydentävää, Auranlaakson kansalaisopiston opetusvälineiden hankintaa valmistellaan jäljelle jäävän, vuoden 2023 talousarvion investointiosaan / sivistyslautakunta, irtain omaisuus, varatun määrärahan puitteissa myöhemmin erikseen, tarkoituksenmukaiseksi arvioitavan mukaisesti. Sivistysjohtaja päättää hankinnoista vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa ja sivistyslautakunnan 8.2.2023 § 3 vuoden 2023 talouden käyttösuunnitelman yhteydessä hyväksytyssä sivistystoimen laskujen asiatarkastajat ja hyväksyjät -liitteessä määritellyn toimivallan mukaisesti.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

 Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.