Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 11.10.2023/Pykälä 88

Sivltk 23.08.2023 § 72 

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion uudet tilat ovat valmistuneet ja otettu käyttöön 1.8.2022 alkaen. Tilojen ensikertaista kalustamista ja varustamista on liikuntasalin, ruokalan ja muiden tilojen audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden sekä liikuntasalin esiintymislavaa täydentävän, koottavan, salin puolelle jatkuvan lavan osalta suunniteltu jatkettavan vuoden 2023 aikana. Tarkoitukseen on varattu määrärahaa kunnan vuoden 2023 talousarvion investointiosaan / sivistyslautakunta, irtain omaisuus.

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion liikuntasalin esiintymislavaa täydentävän, koottavan esiintymislavan ja oheistarvikkeiden hankintaa on val­mis­tel­tu sivistysjohtajan, Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion rehtorien, vahtimestarin sekä kunnan aluearkkitehdin, teknisen johtajan, työpäällikön ja hallintojohtajan / hankinta-asiamiehen kesken. Valmistelua on tehty tilojen monipuolisen käytön mahdollisuudet huomioiden.

Hankinnan ennakoitu arvo alittaa julkisista hankinnoista ja käyt­tö­oi­keus­so­pi­muk­sis­ta an­ne­tun lain 1397/2016 25 §:n mukaisen kansallisen kyn­nys­ar­von, joten la­kia ei erikseen säädettyjä säännöksiä lukuun ot­ta­mat­ta han­kin­taan so­vel­le­ta. Huomioitaviksi hankinnassa tulevat Pöytyän kunnan han­kin­ta­stra­te­gia ja han­kin­to­jen to­teut­ta­mis­ta koskevat ohjeet.

Kunnan hankintastrategiassa ja yleisissä hankintaohjeissa mää­ri­tel­lään han­kin­ta­me­net­te­ly­jä koskevat toimintatavat hankintoja koskevan sään­te­lyn puit­teis­sa. Ohjeissa todetaan hankintamenettelyn valinnan ole­van kan­sal­li­sen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintayksikön har­kin­nas­sa. Han­kin­ta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua me­net­te­lyä käyt­täen ja saatuihin tarjouksiin perustuen. Avoimessa menettelyssä han­kin­nas­ta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön perustelluksi arvioimalla ta­val­la. Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyiltä toi­mit­ta­jil­ta, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan ai­ot­tu han­kin­ta tai muu tehtävä. Suositeltavaksi pienissä hankinnoissa to­de­taan tar­jous­ten pyytäminen vähintään kolmelta toimittajalta. Muita mah­dol­li­sia me­net­te­ly­ta­po­ja ovat neu­vot­te­lu­me­net­te­ly ja suorahankinta, joista vii­mek­si mai­nit­tua voidaan käyt­tää, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kil­pai­lut­ta­mi­nen on muutoin epä­tar­koi­tuk­sen­mu­kais­ta.

Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion audiovisuaalisen esitystekniikan laitteiden ja oheistarvikkeiden hankinnassa pe­rus­tel­luk­si on arvioitu menettely, jossa tar­jouk­set pyydetään luotettaviksi ja toimituskykyisiksi hankintakokonaisuuden toteuttamiseen arvioiduilta toimittajilta. Tarjouspyyntö on suunniteltu lä­he­tet­tä­vän Discoland Oy:lle ja Helmark Interior Oy:lle, jotka arvion mukaan täyttävät kuvatut kri­tee­rit. Me­net­te­lyn kaut­ta pyritään edesauttamaan Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion liikuntasalin esiintymislavaa täydentävän, koottavan esiintymislava- ja oheismateriaalihankinnan to­teu­tu­mis­ta suun­ni­tel­lus­sa aikataulussa kilpailu- ja taloudelliset näkökohdat huo­mioi­den.

Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mu­kaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toi­mi­alan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien han­kin­ta­val­tuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 euroa. Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion koottavan esiintymislavan ja oheistarvikkeiden hankinnan arvon tark­ka etukäteinen arvioiminen on vaikeaa, joten perusteltua on asian käsittely sivistyslautakunnassa.

Tarjouspyyntö lähetetään hankintakilpailutukseen valituille toimittajille si­vis­tys­lau­ta­kun­nan käsittelyn jälkeen. Tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun tur­vaa­mi­sek­si ovat asia ja oheismateriaali julkiset vasta, kun sivistyslautakunnan kokouspöytäkirja on allekirjoitettu, ja tarjouspyyntö lähetetty samanaikaisesti hankintakilpailutukseen valituille toimittajille / L 621/1999 6 § 1 momentti 2 kohta, L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §. Tarjouspyynnön liitteinä olevat piirrokset ovat salassa pidettävät / L 621/1999 24 § 1 momentti 7 kohta.

Valmistelija sivistysjohtaja, Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion rehtorit, vahtimestari, aluearkkitehti, tekninen johtaja, työpäällikkö, hallintojohtaja / han­kin­ta-asiamies.

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. käynnistää Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion koottavan esiintymislavan ja oheistarvikkeiden hankinnan selostusosassa kuvatun ja oheismateriaalina olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;
2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 11.10.2023 § 88  

275/02.08.00/2023 

 Pöytyän kunta / sivistystoimi on sivistyslautakunnan 23.8.2023 § 72 päätöksen mukaisesti pyytänyt tarjouksia Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion koottavasta esiintymislavasta ja oheistarvikkeista Discoland Oy:ltä ja Helmark Interior Oy:ltä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta lähetetyllä sähköpostiviestillä ja tarjouspyynnöllä liitteineen. Hankintaan ei määräaikaan mennessä esitetty kysymyksiä.

 Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä saatiin tarjous Discoland Oy:ltä. Tarjouksen arviointi ja vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti seuraavasti:

 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi

 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

 3. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailu ja valinta

 Discoland Oy:n todettiin tarjoajana täyttävän tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

 Discoland Oy:lle lähetettiin 19.8.2023 tarjouspyynnön liitteen 1 Tarjoajan tietolomake täyttämättä jäänyttä kohtaa koskeva tarkennuspyyntö tarjoukseen. Tarjous todettiin Discoland Oy:n 21.9.2023 antaman vastauksen myötä tarjouspyynnön mukaiseksi.

 Ainoana tarjouksena hankintakilpailutukseen saatu Discoland Oy:n tarjous todettiin tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailun vaiheessa hinnaltaan halvimmaksi.

 Tarjous, tarjoajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi, Discoland Oy:lle lähetetty tarkennuspyyntö tarjoukseen (täyttämättä jäänyt tarjouksen liitteen 1 Tarjoajan tietolomake -kohta) ja Discoland Oy:n 21.9.2023 antama vastaus tarkennuspyyntöön sekä tarjousten vertailu ovat oheismateriaalina / liittteinä.

 Hankinta-asioita koskevat, viranomaisten laatimat asiakirjat tulevat julkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 6 §:ssä säädetyn mukaisesti. Tarjoukset ja muut julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 7.2 §:n mukaan laissa asetetut rajoitukset huomioiden julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Tarjoajilla kuitenkin on asianosaisina oikeus saada tieto asiakirjoista lain 11 §:n mukaisesti. Julkisia hankintoja sääntelee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeuksista annettu laki 1397/2016, jota kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin sovelletaan ainoastaan erikseen säädettyjen säännösten osalta.

 Asia ei tarjoajien / tarjouspyynnön vastaanottaneiden yhdenvertaisuuden turvaamiseksi ole esityslistavaiheessa julkinen (L 1397/2016 2 § 3 momentti, L 410/2015 29 §, Pöytyän kunnan hallintosääntö 136 §).

 Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €. Sivistyslautakunnan käynnistettyä hankintakilpailutuksen perusteltua on hankinnasta päättäminen sivistyslautakunnassa.

Valmistelija sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. hankkia Elisenvaaran yhtenäiskoulun ja Elisenvaaran lukion koottavan esiintymislavan ja oheistarvikkeet liitteinä olevien tarjouspyyntöasiakirjojen, tarjouksen ja tarjousta koskeneeseen tarkennuspyyntöön annetun vastauksen mukaisesti Discoland Oy:ltä. Hankintahinta on 10 900 € (alv 0 %);
2. todeta, että hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella;
3. todeta, että kirjallinen sopimus tehdään aikaisintaan muutoksenhakuajan päätyttyä edellytyksellä, että hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman. Mahdollisen muutoksenhaun ohella päätös saattaa muuttua hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden käytön myötä;
4. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan päättämään tarvittavien korvaavien tuotteiden hyväksymisestä tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa kuvatuissa tilanteissa.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi ja nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.