Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.03.2024/Pykälä 55

Khall 25.03.2024 § 55  

28/02.08.00/2024 

Pöytyän kunta käyttää laajasti käyttöoikeuksiltaan maksullisia Mic­ro­soft-sovelluksia. Kuntien hankkimat oh­jel­mis­to­li­sens­sit ovat tyypillisesti olleet kertamaksullisia lisenssejä ilman ylläpitoa eli oi­keut­ta ver­sio­päi­vi­tyk­siin. Vaihtoehtoinen toimintatapa on käyttöoikeuksien hin­noi­ttel­u vuo­si- tai kuukausimaksuisina palveluina. Molemmissa mal­leis­sa kasvatus- ja kirjastotoimille tarkoitetut lisenssit ovat tavallisesti tarjolla muuta yritys- tai vi­ran­omais­käyt­töä edul­li­semmilla hin­noilla.
 

Nykyiset kasvatus- ja kirjastotoimen Office-sovelluksien vuosimaksupohjaiset käyt­tö­oi­keu­det ovat hankittu sopimuskaudelle heinäkuu 2021 - kesäkuu 2024. Of­fice-sovelluksien käyt­tö­oi­keuk­sien ohella tarkastellaan myös muita Microsoft-lisenssejä, kuten pilvipohjaisten palveluiden käyttöoikeudet sekä CAL (Client Access License). CAL oikeuttaa kyt­ke­mään käy­tös­sä olevat työasemat Win­dows-pal­ve­lin­ten avulla toteutettuun verk­koon.

Kuntien Tiera Oy on lähes 400 kuntaorganisaation ja hyvinvointialueiden omistama inhouse-yhtiö ja yhteiskunnallinen yritys. Valtakunnallisena, kuntaorganisaatioiden omistamana yhtiönä he tarjoavat ICT-palveluita sekä digi- ja ICT-ratkaisuja asiakkaidensa toiminnan kehittämisen tueksi. Heidän tavoitteenaan on tuottaa suoria vaikuttavuushyötyjä auttamalla kuntatoimijoita vapauttamaan omaa aikaansa toiminnan kehittämiseen.
 

Pöytyän kunnalla on voimassa olevat puitesopimukset hankkia Microsoft-käyttöoikeuksia Kuntien Tieran sopimuskumppaneiden kautta. Puitesopimukset ovat eten­kin pienille kunnille käytännössä edullisin tarjolla oleva lisenssien han­kin­ta­ka­na­va, sillä sen hinnoittelussa huomioidaan lähes koko kuntasektorin vo­lyy­mi. Puitesopimusta käytettäessä kunnan ei tarvitse itse kilpailuttaa han­kin­taa.

Kunnan ICT-tiimi on selvittänyt sivistystoimen Mic­ro­soft-li­sens­si­tar­pei­ta huomioiden lähivuosien todennäköistä sovelluksien käyttötarvetta ja kehitystä. Selvityksen perusteella vertailtiin kahta käyttöoikeuksien hankintamallia.
 

EES-sopimuksen (Enrollment for Education Solutions) hinnoittelu perustuu sen piirissä olevan henkilöstön mää­rään sekä vuosimaksuun. EES sopimusmalli tehdään kolmeksi vuodeksi kerrallaan, ja se kattaa opetustoimen lisäksi var­hais­kas­va­tuk­sen ja kirjastotoimen. Sopimuksen ohjelmisto- ja palvelusisältö on erit­täin kattava sisältäen muun muassa Office 365 -pilvipalvelut sekä kun­nan hen­ki­lös­töl­le että tarvittaessa koulujen oppilaille. Sopimuksen käyttöoikeusmääriä tarkastellaan sopimuskauden aikana vuosittain.
 

Vastaavia Microsoftin käyttöoikeuksia voi hankkia myös CSP-sopimusmallin (Cloud Solution Provider) mukaisesti. Tässä mallissa käyttöoikeuksien hin­noi­ttel­u perustuu vuo­si- tai kuukausimaksullisiin palveluihin.

EES-mallin sopimushinnat pyydettiin Tieran Verkkokaupasta ja CSP-mallin sopimushinnat pyydettiin Kuntien Tieralta. Molemmista malleista saatiin vertailukelpoiset tarjoukset. Microsoft tarkistaa CSP-mallin hinnoittelua vuosittain, kun EES-mallin hinnoittelu pysyy samana koko kolmen vuoden sopimusjakson ajan. CSP-mallin mahdollisia hintamuutoksia ei ole huomioitu vertailussa.
 

EES-hankintamalli 76,20 € / käyttäjä / vuosi

CSP-hankintamalli 78,48 € / käyttäjä / vuosi

Vertailun perusteella jatkaminen nykyisellä EES-hankintamallilla tulee kunnalle edullisemmaksi. Pöytyän kunnan koulujen, lukion, var­hais­kas­va­tuk­sen, kirjaston sekä Auranlaakson kansalaisopiston käyttäjämäärät huomioiden sopimuksen ko­ko­nais­kus­tan­nuk­set ovat EES-mallilla noin 16 800 €/vuosi, so­pi­mus­kau­den kokonaiskustannuksen ollessa noin 50 400 €. Vuosimaksun laskentaperusteet eli hen­ki­lös­tön määrä tarkistetaan vuosittain, joten tarkkaa kokonaishintaa ole mah­dol­lis­ta laskea etukäteen.

Valmistelija digipäällikkö ja järjestelmäasiantuntija

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hankkia Pöytyän kunnan perusopetukselle, lukiolle, varhaiskasvatukselle ja kirjastotoimelle Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeudet EES-sopimusmallin mukaisesti ajalle 1.7.2024-30.6.2027 Tiera verkkokauppa-puitesopimuksella (ICT-laitteet, -ohjelmistot ja -palvelut).

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.