Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 09.04.2025/Pykälä 28

Sivltk 05.02.2025 § 7 

Pöytyän kunta on mukana Turun kaupungin hankintayksikön seutuhankintana kilpailuttamassa oppikirjojen ja oheismateriaalien puitesopimuksessa. Sopimuskausi optiokausineen päättyy 30.9.2025. Turun kaupunki / hankintayksikkö on 13.12.2024 ilmoittanut, ettei se jatkossa kilpailuta hankintaa alueella.              

Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttaman EduStore-puitesopimuksen sopimuskausi jatkuu 11.1.2026 saakka; hankintaan sisältyy lisäksi 1 + 1 vuoden optioiden käytön mahdollisuus ajalla 12.1.2026-11.1.2027 ja 12.1.2027-11.1.2028. Puitesopimukseen liittyminen on mahdollista voimassa olevaa sopimuskautta seuraavalle sopimuskaudelle. Tarkoituksenmukaiseksi arvioidaan oppikirjojen ja oheismateriaalien puitesopimuksen kilpailuttaminen vastaavalle kaudelle Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttaman EduStore-puitesopimuksen kanssa, ja kyseiseen sopimukseen liittyminen seuraavalle sopimuskaudelle.

Oppikirjojen ja oheismateriaalien hankinnan ennakoitu arvo puitesopimuskaudella, optiokaudet mukaan lukien, ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon, joten hankinta tulee kilpailutettavaksi kyseisiä hankintoja koskevan sääntelyn mukaisesti.  

Pöytyän kunnan vuoden 2025 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toimialan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €.

Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennyosassa (S-osa) ja Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa sivistyslautakunnan 5.2.2025 kokouksen jälkeen. Ennen ilmoitusten julkaisemista kyseisillä kanavilla eivät asia ja oheismateriaali ole julkisia (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 60 §).

Valmistelijat sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. käynnistää oppikirjojen ja oheismateriaalien hankintakilpailutuksen selostusosassa kuvatun sekä oheismateriaalina olevien hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;

2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan / varapuheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään hankintailmoitukseen, tarjouspyyntöasiakirjoihin ja muuhun oheismateriaaliin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistui kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 09.04.2025 § 28  

240/02.08.00/2024 

 Pöytyän kunta on pyytänyt tarjouksia oppikirjoista ja oheismateriaaleista / puitesopimus ajalle 1.10.2025-11.1.2026 + optiot 1 + 1 vuotta ajalla 12.1.2026-11.1.2027 ja 12.1.2027-11.1.2028. Han­kin­ta­il­moi­tus on julkaistu Eu­roo­pan unionin virallisen lehden (EUVL) täy­den­nys­osas­sa (S-osa) ja Tender Elec­tro­nics Daily (TED) -tie­to­kan­nas­sa sekä jul­kis­ten hankintojen il­moi­tus­ka­na­va HILMA:ssa, minkä jälkeen han­kin­nas­ta on tiedotettu lisäksi Pöytyän kun­nan verkkosivuilla. Hankintaan ei määräaikaan mennessä esitetty kysymyksiä.

 Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta:

 Osakokonaisuus 1 Oppikirjat ja oheismateriaali / esi- ja perusopetus

-          Storia Oy

-          Suomen Kirjastopalvelu Oy

 Osakokonaisuus 2 Oppikirjat ja oheismateriaalit / toisen asteen koulutus

-          Storia Oy

-          Suomen Kirjastopalvelu Oy

 Tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä esitetyn mu­kai­ses­ti seuraavasti:

 Tarjouspyynnön mukaan arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vai­heen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan to­teut­ta­mi­ses­ta. Tätä arvioidaan tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyillä, tar­joa­jal­le asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla. Hankintayksikkö voi tar­jous­pyyn­nön mukaan halutessaan pyytää lisäselvityksiä soveltuvuus-vaatimusten osal­ta.

 Tarjouskilpailusta suljetaan tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan pois tar­joa­jat, joita koskee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista an­ne­tun lain (1397/2016) 80 §:n mukainen poissulkemisperuste. Tar­jous­kil­pai­lus­ta voidaan edelleen sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet ve­ro­jen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu jul­ki­sis­ta hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 81 §:n mu­kai­nen pois­sul­ke­mis­pe­rus­te.

 Tarjouskilpailusta sul­je­taan pois myös tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tar­jous­pyyn­tö­asia­kir­jois­sa asetettamia vaa­ti­muk­sia.

 Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön mu­kaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajie tarjoukset.  Tarjoukset tarkistetaan suhteessa tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettuihin vaatimuksiin. Tar­jous­pyyn­töä vastaamattomat tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.

 Arviointi- ja valintaprosessin kolmannessa vaiheessa valitaan kyseiseen vaiheeseen edenneistä tarjouksista se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinnaltaan halvin eli kokonaisvertailuluvultaan pienin. Tarjoukset vertaillaan kokonaisvertailuluvun perusteella tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyn mukaisesti. Osakokonaisuuksittain pienimmän kokonaisvertailuluvun tarjonnut tarjoaja valitaan puitesopimustoimittajaksi kyseiseen osakokonaisuuteen. Mikäli kaksi tai useampi tarjoaja tarjoaa osakokonaisuuteen saman pienimmän kokonaisvertailuluvun, valitaan toimittajaksi näistä tarjoajista se, jonka kyseisen osakokonaisuuden hinnoitteluryhmän 1 vertailuluku on pienin. Mikäli myös hinnoitteluryhmän 1 vertailuluku on edellä mainituilla pienimmän kokonaisvertailuluvun tarjonneilla tarjoajilla sama, suoritetaan toimittajan valinta arpomalla näiden pienimmän kokonaisvertailuluvun ja pienimmän hinnoitteluryhmän 1 vertailuluvun osakokonaisuuteen tarjonneiden tarjoajien välillä.

 Storia Oy:n ja Suomen Kirjastopalvelu Oy:n tarjoukset todettiin sekä tarjoajien soveltuvuus­vaa­ti­mus­ten täyttymisen että tarjousten sisällön osalta tarjouspyynnön mu­kai­siksi.

 Storia Oy:n tarjous todettiin tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailun vaiheessa hinnaltaan halvimmaksi.

 Muistio tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arvioinnista sekä tarjousten vertailu ovat oheismateriaalina.

 Saadut tarjoukset ovat oheismateriaalina.

 Hankinta-asioita koskevat, viranomaisten laatimat asiakirjat tulevat julkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 6 §:ssä säädetyn mukaisesti. Tarjoukset ja muut julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat vi­ran­omais­ten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 7.2 §:n mukaan lais­sa asetetut rajoitukset huomioiden julkisiksi vasta, kun sopimus on teh­ty. Tarjoajilla kuitenkin on asianosaisina oikeus saada tieto asiakirjoista lain 11 §:n mukaisesti.  

 Pöytyän kunnan vuoden 2025 talousarvion täy­tän­töön­pa­no-oh­jei­den mu­kaan toimielimet päättävät toi­mi­alan­sa hankinnoista, joiden suu­ruus ylittää toi­mi­alan alaisten vi­ran­hal­ti­joi­den hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €.

Valmistelija sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. valita oppikirjojen ja oheismateriaalien puitesopimustoimittajaksi ajalle 1.10.2025-11.1.2026 Storia Oy:n osakokonaisuuksiin 1 Oppikirjat ja oheismateriaalit / esi- ja perusopetus ja 2 Oppikirjat ja oheismateriaalit / toisen asteen koulutus, oheismateriaalina olevien tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon, vaan tuotteita tilataan puitesopimuskaudella tilaajan tarpeen mukaisesti. Mahdollisten optiokausien käytöstä päätetään erikseen;

2. todeta, ettei hankintayksikköä sitova päätös synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella;

3. todeta, että kirjallinen puitesopimus valitun toimittajan kanssa tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa (1397/2016) säädetyn mukaisesti. Mahdollisen muutoksenhaun ohella päätös saattaa muuttua myös hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden käytön myötä. Puitesopimus allekirjoitetaan edellytyksellä, että tarjoaja toimittaa ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjouspyyntöasiakirjoissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 88 §:n mukaisesti edellytetyn, hyväksyttävän, rikosrekisterilain 770/1993 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetun otteen rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antaman otteen rikosrekisteristä. Rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi.

4. valtuuttaa sivistysjohtajan ja hallintojohtajan viimeistelemään ja allekirjoittamaan sopimuksen.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.