Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 08.01.2025/Pykälä 3

Sivltk 11.12.2024 § 95 

Sivistyslautakunta on 9.2.2022 § 6 ja 9.3.2022 § 24 päättänyt esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnasta / osakokonaisuudet 1-5 ja 7 oheismateriaalina olevan pöytäkirjanotteen mukaisesti. Päätökset ovat saavuttaneet lainvoiman, ja hankintasopimukset sopimuskaudelle 1.8.2022-31.7.2025 ovat allekirjoitetut ja voimassa. Osakokonaisuuden 6 osalta ei hankintapäätöstä keväällä 2022 tehty / hankinta keskeytettiin; avoimessa hankintakilpailutuksessa ja tämän jälkeen toteutetussa suorahankintamenettelyssä ei osakokonaisuuteen saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta.

Sivistyslautakunta on 9.10.2024 § 77 päättänyt option käyttämisestä ajalla 1.8.2025-31.7.2026 esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan osakokonaisuuksissa 1-4 ja 7, oheismateriaalina olevan pöytäkirjanotteen mukaisesti. Osakokonaisuuden 5 osalta on kuljetuksia sopimuskaudella 1.8.2022-31.7.2025 hoitava tarjousryhmittymä ilmoittanut, ettei se vastaavalla kokoonpanolla, jolla tarjousryhmittymä on osallistunut tarjouskilpailuun, ole halukas option käyttöön. Option käyttöä ei arvioida tilanteessa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 mukaisesti mahdolliseksi. Asia on valmisteltu sivistyslautakunnan 11.12.2024 kokouksessa käsiteltäväksi (asia nro 94).

Sivistyslautakunta on 11.10.2023 § 89 edelleen päättänyt esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnasta / osakokonaisuudet 6 A ja 6 B ajalle 1.1.2024-31.7.2025, ja 9.10.2024 § 78 option käyttämisestä kyseisissä osakokonaisuuksissa ajalla 1.8.2025-31.7.2026, oheismateriaalina olevien pöytäkirjanotteiden mukaisesti.

Esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan / osakokonaisuus 5 ennakoidun arvon tarkka arvioiminen on vaikeaa. Tarkoituksenmukaiseksi arvioidaan esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan kokonaisuus huomioiden hankinnan kilpailuttaminen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 26 §:n mukaisena EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana.

Pöytyän kunnan vuoden 2024 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toimialan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €.

Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennyosassa (S-osa) ja Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa sivistyslautakunnan 11.12.2024 kokouksen jälkeen. Ennen ilmoitusten julkaisemista kyseisillä kanavilla eivät asia ja oheismateriaali ole julkisia (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 60 §).

Valmistelijat sivistysjohtaja, hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. käynnistää esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankintakilpailutuksen / osakokonaisuus 5 selostusosassa kuvatun sekä oheismateriaalina olevien hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;

2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään hankintailmoitukseen, tarjouspyyntöasiakirjoihin ja muuhun oheismateriaaliin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi ja nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 08.01.2025 § 3  

235/02.08.00/2023 

 Hankintakilpailutus

 Esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankintakilpailutus ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 (avoin menettely) on käynnistetty sivistyslautakunnan 11.12.2024 § 95 päätöksen mukaisesti. Han­kin­ta­il­moi­tus (julkaisunumero 769516-2024) on julkaistu Eu­roo­pan unionin virallisen lehden (EUVL) täy­den­nys­osas­sa (S-osa) ja Tender Elec­tro­nics Daily (TED) -tie­to­kan­nas­sa sekä jul­kis­ten hankintojen il­moi­tus­ka­na­va HILMA:ssa, minkä jälkeen han­kin­nas­ta on tiedotettu lisäksi Pöytyän kun­nan verkkosivuilla sekä Au­ran­maan Viik­ko­leh­des­sä julkaistuilla il­moi­tuk­sil­la.

 Lisätietokysymykset hankintaan tuli tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan esittää 3.1.2025 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä saapui yksi kappale (neljä kysymystä sisällytetty esitettyyn kysymykseen). Kysymyksiin on tarjouspyynnössä ilmoitettu vastattavan viimeistään 10.1.2025. Tarjousten jättöaika päättyy 22.1.2025 klo 12.00. Hankintaan ei vaiheeseen, jossa hankinnan keskeyttämistä koskevaa asiaa on valmisteltu sivistyslautakunnan käsiteltäväksi, mennessä ole jätetty tarjouksia.

 Hankinnan keskeyttämisen perusteet

 Tarjouspyyntöasiakirjoissa on hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen havaittu tarkistus- / muutostarpeita, jotta hankinta voitaisiin toteuttaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa 1397/2016 säädetyn mukaisesti.

 Tarjouspyyntöasiakirjojen on tehdyn tarkastelun perusteella todettu olevan osin puutteellisten, epäselvien ja tulkinnanvaraisten, ja osin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 vastaisten. Asetetut vaatimukset ovat osin saattaneet / saattaisivat rajoittaa / kaventaa tarjoajien yhdenvertaisia mahdollisuuksia ja halukkuutta tarjouskilpailuun osallistumiseen. Koska tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisältynyt osin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain vastaisia kohtia, arvioidaan hankinnassa etenemisen edellyttävän korjausilmoituksen sijaan hankinnan keskeyttämistä ja uuden hankintailmoituksen julkaisemista.

 Oikeudellinen tarkastelu, tarjouspyyntöasiakirjoissa esiin nousseet puutteet, epäselvyydet ja tulkinnanvaraisuudet sekä perustelut hankinnan keskeyttämiselle ovat kuvatut tarkemmin liitteenä olevassa tarkastelussa. Oikeudellisen sääntelyn ja oikeuskäytännössä tehtyjen tulkintojen arvioidaan edellyttävän esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetuksia ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 koskevan hankinnan keskeyttämistä, ja uuden hankintailmoituksen julkaisemista, jotta hankinta voidaan toteuttaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 mukaisesti. Hankinnan keskeyttämiselle on todellinen ja perusteltu syy.

 Hankinnan keskeyttäminen ei vaaranna tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua, sillä hankinnasta esitetään julkaistavaksi uusi hankintailmoitus, jossa esiin nousseet, tarkistettavat seikat huomioidaan. Hankinnan keskeyttäminen ja uuden, tarkistetun hankintailmoituksen julkaiseminen turvaavat tarjoajien yhdenvertaisia mahdollisuuksia tarjouskilpailuun osallistumiseen.

 Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään lain 123 §:ssä. Tarjoajien yhdenvertaisuus tulee harkinnassa huomioitavaksi.

 Asiakirjojen julkisuus

 Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 mukaisesti. Lain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella mahdolliset tarjoukset, joita hankintaan voidaan ennen hankinnan keskeyttämispäätöksen tiedoksiantamista / -saamista jättää, ovat myös asianosaisille salassa pidettävät siihen saakka, kunnes uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

 Toimivalta asiassa

 Pöytyän kunnan vuoden 2025 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toimialan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuunottamatta on 20 000 €.

Valmistelijat sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. merkitä tiedoksi liitteenä olevan oikeudellisen tarkastelun / Esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetuksia ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 koskevassa hankinnassa eteneminen;

2. keskeyttää esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 (Hankintailmoitus, julkaisunumero 769516-2024) julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 125 ja 123 §:ien mukaisesti. Perustelut päätökselle ovat esitetyt selostusosassa sekä liitteenä olevassa oikeudellisessa tarkastelussa / Esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetuksia ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 koskevassa hankinnassa eteneminen;

3. valtuuttaa sivistysjohtajan / hankinta-asiamiehenä toimivan hallintojohtajan laatimaan jälki-ilmoituslomakkeella annettavan hankinnan keskeyttämisilmoituksen, ja lähettämään ilmoituksen julkaistavaksi julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa 1397/2016 säädetyn mukaisesti;

4. esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnassa ajalle 1.8.2025-31.7.2026 / Osakokonaisuus 5 edettävän valmistelemalla uusi, tarkistettu hankintailmoitus ja tarjouspyyntöasiakirjat, ja kilpailuttamalla hankinta uudelleen. Sivistyslautakunta päättää uuden hankinnan käynnistämisestä valmistelun edettyä.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.