Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 10.04.2024/Pykälä 27

Sivltk 10.04.2024 § 27  

Kuntalain 410/2015 103 §:n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on pää­tös­val­tai­nen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnä oleviksi kat­so­taan myös toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen säh­köi­ses­ti.

Pöytyän kunnan hallintosäännön 158 §:n mukaan toimielin päättää ko­kous­ten­sa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja kat­soo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu­heen­joh­ta­jal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian kä­sit­te­lyä varten. Puheenjohtaja määrää tällöin kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kuntalain 98 §:n mukaan kunnan toimielin voi järjestää kokouksensa säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avul­la (sähköinen kokous). Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja sii­tä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n mukaan

"Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muu­ta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

1) kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa ko­kouk­seen osallistuvat:

2) kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla ta­val­la; ja

3) kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioi­den käsittelyyn."

Hallituksen esityksessä 47/2020 vp, s. 8 todetaan kokoukset voitavan to­teut­taa sään­nök­sen mukaisesti myös siten, että osa kokoukseen osal­lis­tu­vis­ta on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen säh­köi­ses­ti vi­deo­neu­vot­te­lu­yh­tey­den tai vastaavan avulla. Käytettävissä tu­lee tällöin ää­ni­yh­tey­den lisäksi olla kuvayhteys. Kuvayhteyden ei ole vält­tä­mä­tön­tä olla käy­tös­sä keskeytyksettä.

Pöytyän kunnan hallintosäännön 155 §:ssä on kokouksen pi­tä­mi­nen säh­köi­ses­sä toimintaympäristössä todettu vaihtoehdoksi ko­kous­pai­kal­la pi­det­tä­väl­le kokoukselle. Kokous voidaan järjestää myös ns. hybridimallisena, jos­sa vain osa kokoukseen osallistujista osallistuu kokoukseen sähköisen yh­tey­den avulla. Hallintosäännön 156 §:n mukaan suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua ainoastaan tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä.

Hallintosäännön 159 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä­nen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on il­moi­tet­ta­va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on edelleen mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kun­kin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä pää­tök­sen­te­ko­me­net­te­lys­sä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä säh­köi­ses­ti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh­do­tuk­sen toi­mi­eli­men päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, joll­ei­vät eri­tyi­set syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheis­ma­te­ri­aa­lis­sa on sa­las­sa pidettäviä tietoja, tehdään asiakirjaan merkintä sa­las­sa­pi­dos­ta. Ko­kous­kut­su lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läs­nä­olo-oi­keus tai vel­vol­li­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Jos kaikkia ko­kous­kut­sus­sa mai­nit­tu­ja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, voidaan kä­sit­te­le­mät­tä jää­neet asiat hallintosäännön 162 §:n mukaan siirtää jat­ko­ko­kouk­seen, jo­hon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lä­he­te­tään säh­köi­nen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jat­ko­ko­kouk­sen pää­tök­sen­te­ko­ta­vas­ta.

Sivistyslautakunta on 14.6.2023 § 51 päättänyt toimintakauden 2023-2024 ko­kous­ajan­koh­dat sekä kokousten jär­jes­tä­mi­sen ja ko­kous­kut­sun lä­het­tä­mi­sen tavat. Päätöksen mu­kaan ko­kouk­set järjestetään kun­nan­vi­ras­ton Ky­rön toimipisteessä tai sähköisessä toi­min­ta­ym­pä­ris­tös­sä, jo­hon osal­lis­tu­taan sähköisen yhteyden avulla (säh­köi­nen kokous, Microsoft Teams) pu­heen­joh­ta­jan perustelluksi arvioiman mu­kai­ses­ti.  Kokouksissa voi­daan tarvittaessa yhdistää edellä mainittuja toimintatapoja ko­kous­me­net­te­ly­jä koskevan sääntelyn ja kunnan hallintosäännön määräysten mukaisesti. Kut­su si­vis­tys­lau­ta­kun­nan ko­kouk­siin lähetetään sähköpostitse, ja esityslista liite- ja oheis­ma­te­ri­aa­lei­neen jul­kais­taan säh­köi­ses­sä ko­kous­jär­jes­tel­mäs­sä vii­meis­tään neljä päi­vää ennen ko­kous­ta, yli­mää­räis­ten ko­kous­ten osal­ta vii­meis­tään ko­kous­­päi­vä­nä. Pe­rus­tel­lus­ta syys­tä kut­su esi­tys­lis­toi­neen voi­daan toimittaa myös muulla tavoin. Si­vis­tys­lau­ta­kun­nan varapu­heen­joh­ta­ja on ar­vioi­nut perustelluksi kokouksen jär­jes­tä­mi­sen kunnanviraston Kyrön toimipisteessä. Kokoukseen on tilanteen edellyttäessä mahdollista osallistua kokousmenettelyjä koskevan sääntelyn ja kunnan hallintosäännön määräysten mukaisesti myös sähköisen yhteyden kautta (Microsoft Teams).

Päätösehdotus Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Päätös Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.