Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 11.10.2023/Pykälä 89

Sivltk 23.08.2023 § 71 

 Sivistyslautakunta on 9.2.2022 § 6 ja 9.3.2022 § 24 päättänyt esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnasta / osakokonaisuudet 1-5 ja 7 oheismateriaalina olevan pöytäkirjanotteen mukaisesti. Päätökset ovat saavuttaneet lainvoiman, ja hankintasopimukset sopimuskaudelle 1.8.2022-31.7.2025 ovat allekirjoitetut. Hankintaan sisältyy option käytön mahdollisuus ajalla 1.8.2025-31.7.2026 tilaajan erikseen päättämän mukaisesti.

 Hankinnan osakokonaisuuteen 6 Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljteukset ei julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 mukaisesti / EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat toteutetussa avoimessa hankintamenettelyssä eikä tämän jälkeen käydyssä suorahankintamenettelyssä saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta. Sivistyslautakunta päätti 9.3.2022 § 24 keskeyttää hankinnan kyseisen osakokonaisuuden osalta; päätöksessä todetaan hankinta toteutettavan tarvittaessa erikseen päätettävän mukaisesti.

 Tarvetta osakokonaisuuteen 6 Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset sisältyville kuljetuksille ei lukuvuoden 2022-2023 aikana ollut. Tieto syyslukukauden 2023 alusta alkaen tarvittaville, aiempaan nähden uusille kuljetuksille saatiin hankintayksiköstä riippumattomista syistä touko-kesäkuun 2023 vaihteessa, minkä myötä sivistyslautakunta on 21.6.2023 § 65 päättänyt väliaikaisten täydentävien kuljetusten hankinnasta / osakokonaisuus 6 Muut tarvittavat kuljetukset ajalle 1.8.2023-31.12.2023 (pöytäkirjanote päätöksestä oheismateriaalina). Päätöksessä todetaan esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan / täydentävä hankinta, osakokonaisuus 6 Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset, kilpailuttaminen avoimena hankintamenettelynä edelleen ajalle 1.1.2024-31.7.2025, sisältäen vuoden option käytön mahdollisuuden ajalla 1.8.2025-31.7.2026, valmisteltavan ja toteutettavan vuoden 2023 lopun aikana.

 Esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankinnan / täydentävä hankinta, osakokonaisuudet 6 A ja 6 B Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset ennakoidun arvon arvioiminen on osakokonaisuuksiin sisältyvien kuljetusten luonteen sekä muutoksessa olevan toimintaympäristön myötä vaikeaa. Tarkoituksenmukaiseksi arvioidaan hankinnan kilpailuttaminen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 26 §:n mukaisena EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana.

 Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan toimielimet päättävät toimialansa hankinnoista, joiden suuruus ylittää toimialan alaisten viranhaltijoiden hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €.

 Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennyosassa (S-osa) ja Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa sivistyslautakunnan 23.8.2023 kokouksen jälkeen. Ennen ilmoitusten julkaisemista kyseisillä kanavilla eivät asia ja oheismteriaali ole julkisia (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 60 §).

Valmistelijat sivistysjohtaja, sivistystoimen suunnittelija-toimistosihteeri, hallintojohtaja / hankinta-asiamies, aluearkkitehti

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää
1. käynnistää esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetusten hankintakilpailutuksen / täydentävä hankinta, osakokonaisuudet 6 A ja 6 B Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset selostusosassa kuvatun sekä oheismateriaalina olevien hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti;
2. valtuuttaa sivistyslautakunnan puheenjohtajan ja sivistysjohtajan tekemään hankintailmoitukseen, tarjouspyyntöasiakirjoihin ja muuhun oheismateriaaliin tarvittavat muutokset.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen sekä vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Sivltk 11.10.2023 § 89  

235/02.08.00/2023 

Pöytyän kunta on pyytänyt tarjouksia tilausajoliikenteenä hoidettavasta esi­ope­tus-, koululais- ja opis­ke­li­ja­kul­je­tus­liikenteestä / täydentävä hankinta ajalle 1.1.2024-31.7.2025. Tarjouspyyntöön on si­säl­tä­nyt vuoden option mah­dol­li­suus ajal­le 1.8.2025-31.7.2026 ti­laa­jan erikseen päättämän mukaisesti. Han­kin­ta­il­moi­tus on julkaistu Eu­roo­pan unionin virallisen lehden (EUVL) täy­den­nys­osas­sa (S-osa) ja Tender Elec­tro­nics Daily (TED) -tie­to­kan­nas­sa sekä jul­kis­ten hankintojen il­moi­tus­ka­na­va HILMA:ssa, minkä jälkeen han­kin­nas­ta on tiedotettu lisäksi Pöytyän kun­nan verkkosivuilla sekä Au­ran­maan Viik­ko­leh­des­sä julkaistuilla il­moi­tuk­sil­la. Hankintaan esitettyihin ky­sy­myk­siin on vastattu tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvatun mukaisesti.

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä saatiin tarjous seu­raa­val­ta:

Tarjousryhmittymä Siukosen Taksit Oy ja Rutasen Taksit Ay /

Osakokonaisuudet 6 A Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset ja 6 B Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset

Tarjouksen arviointi ja vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä esitetyn mu­kai­ses­ti seuraavasti:

Tarjouspyynnön mukaan arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vai­heen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan to­teut­ta­mi­ses­ta. Tätä arvioidaan tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyillä, tar­joa­jal­le asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Hankintayksikkö voi tar­jous­pyyn­nön mukaan tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä kelpoisuusvaatimusten osal­ta. Tarjouskilpailusta sul­je­taan pois tarjoajat, jotka eivät täytä tar­jous­pyyn­tö­asia­kir­jois­sa asetettuja vaa­ti­muk­sia.

Tarjouskilpailusta suljetaan tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan pois myös tar­joa­jat, joita koskee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista an­ne­tun lain (1397/2016) 80 §:n mukainen poissulkemisperuste. Tar­jous­kil­pai­lus­ta voidaan edelleen sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet ve­ro­jen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu lain jul­ki­sis­ta hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 81 §:n mu­kai­nen pois­sul­ke­mis­pe­rus­te.

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön mu­kaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset.  Tar­jous­pyyn­töä vastaamattomat tarjoukset hylätään.

Tarjoajat asetetaan tarjouspyynnön mukaan osakokonaisuuksittain (osakokonaisuus 6 A ja osakokonaisuus 6 B) etusijajärjestykseen siten, että ensimmäiseksi asetetaan tarjoaja, jonka antama tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin (halvin hinta). Toiseksi asetetaan tarjoaja, jonka antama tarjous on kokonaistaloudellisesti toiseksi edullisin (toiseksi halvin hinta), ja niin edelleen. Tarjousten edullisuutta osakokonaisuuksittain vertaillaan annettujen kilometrihintojen perusteella (alv 0 %). Perusteluna halvimman hinnan käyttämiselle valinta- / etusijajärjestyksen perusteena on edellytetyn laadun toteutuminen tarjouspyynnössä asetettujen ehtojen täyttymisen kautta.

Tarjouspyynnön mukaan ostaja voi jättää hyväksymättä niiden osa­ko­ko­nai­suuk­sien tarjoukset, joiden hintataso on liian korkea. Tarjous / tarjoukset voidaan jättää hyväksymättä myös, jos olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset ovat muuttuneet siten, ettei suun­ni­tel­tua liikennettä ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tar­jous­pyyn­nös­sä esitetyllä tavalla, ja hankinnan keskeyttäminen arvioidaan kyseisiltä osin perustelluksi.

Tarjousryhmittymä Siukosen Taksit Oy ja Rutasen Taksit Ay:n tarjous todettiin sekä tarjoajan / tarjousryhmittymän kel­poi­suus­vaa­ti­mus­ten täyttymisen että tarjouksen sisällön osalta tarjouspyynnön mu­kai­seksi.

Ainoana tarjouksena hankintakilpailutukseen saatu Tarjousryhmittymä Siukosen Taksit Oy ja Rutasen Taksit Ay:n tarjous todettiin tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden (halvin hinta) vertailun vaiheessa hinnaltaan halvimmaksi.

Muistio tarjoajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arvioinnista sekä tarjousten vertailu ovat oheismateriaalina.

Saatu tarjous on liitteenä.

Hankinta-asioita koskevat, viranomaisten laatimat asiakirjat tulevat julkisiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 6 §:ssä säädetyn mukaisesti. Tarjoukset ja muut julkista hankintaa koskevat asiakirjat tulevat vi­ran­omais­ten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 7.2 §:n mukaan lais­sa asetetut rajoitukset huomioiden julkisiksi vasta, kun sopimus on teh­ty. Tarjoajilla kuitenkin on asianosaisina oikeus saada tieto asiakirjoista lain 11 §:n mukaisesti.  

Pöytyän kunnan vuoden 2023 talousarvion täy­tän­töön­pa­no-oh­jei­den mu­kaan toimielimet päättävät toi­mi­alan­sa hankinnoista, joiden suu­ruus ylittää toi­mi­alan alaisten vi­ran­hal­ti­joi­den hankintavaltuuden. Toimialajohtajien hankintavaltuus teknistä johtajaa lukuun ottamatta on 20 000 €.

Valmistelija sivistysjohtaja ja hallintojohtaja / hankinta-asiamies

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää

1. hankkia esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset / täydentävä hankinta ajalle 1.1.2024-31.7.2025 liitteinä olevien tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisesti seuraavasti:
- Osakokonaisuus 6 A Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset: Tarjousryhmittymä Siukosen Taksit Oy ja Rutasen Taksit Ay
- Osakokonaisuus 6 B Muut tarvittavat esiopetus-, koululais- ja opiskelijakuljetukset: Tarjousryhmittymä Siukosen Taksit Oy ja Rutasen Taksit Ay

Kuljetuksia tarjotaan sen mukaisesti, kuin tarvetta kyseisen kokoista ja laatuista kalustoa edellyttäville kuljetuksille on. Kuljetuksia suunniteltaessa huomioidaan käytettävissä olevien autojen riittävyys (osakokonaisuudet 6 A ja 6 B) kaikkien osakokonaisuuksiin sisältyvien, tilaajan tarvitsemien kuljetusten järjestämiseen sekä mahdollisiin tuleviin kuljetustarpeisiin varautumiseen. Mahdollisen optiovuoden käytöstä päätetään erikseen;

2. todeta, ettei hankintayksikköä sitova päätös synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella;

3. todeta, että kirjallinen sopimus valitun toimittajan kanssa tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa (1397/2016) säädetyn mukaisesti. Mahdollisen muutoksenhaun ohella päätös saattaa muuttua myös hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden käytön myötä. Sopimus allekirjoitetaan edellytyksellä, että tarjoaja / tarjousryhmittymän jäsenet toimittavat ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjouspyyntöasiakirjoissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 88 §:n mukaisesti edellytetyn, hyväksyttävän, rikosrekisterilain 770/1993 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetun otteen rikosrekisteristä taikka ehdokkaan tai tarjoajan tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenen tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antaman otteen rikosrekisteristä. Rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi.

Päätös Sivistyslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.

Merkittiin, että vanhus- ja vammaisneuvoston edustaja Leena Niemi ja nuorisovaltuuston edustaja Mikael Vaittinen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.